Flexibiliteit betekent niet improvisatie

Een van de grootste fouten die bedrijven maken met flexibele modellen is een gebrek aan planning. Te vaak onderschatten bedrijven de noodzaak van een duidelijke en gestructureerde strategie:

• Gebrek aan toewijzingsregels en eerlijkheid: Zonder regelgeving monopoliseren sommige werknemers parkeerplaatsen of werkstations, waardoor er een onbalans ontstaat in de toegang tot middelen en een gevoel van oneerlijkheid ontstaat.
• Gebrek aan gebruiksgegevens: Zonder inzicht in hoe ruimtes daadwerkelijk worden gebruikt, wordt het moeilijk om de beschikbaarheid aan te passen en de efficiëntie te optimaliseren.
• Onvoldoende communicatie en controle: De overgang naar een flexibel model vereist de juiste begeleiding om frustratie en misverstanden te voorkomen. Bovendien is het zonder een bewakingssysteem bijna onmogelijk om een eerlijk en effectief ruimtegebruik te garanderen.

Duidelijke en eerlijke regels opstellen

Om verwarring te voorkomen, moeten bedrijven nauwkeurig en transparant beleid:

• Prioritering op basis van de functie (bijv. teams op locatie versus externe werknemers).
• Annulerings- en vrijgavevoorwaarden voor ongebruikte ruimtes.
• Eerlijke toegangsregels op basis van gedefinieerde criteria (werkgewoonten, frequentie, mobiliteitsbehoeften, enz.).

Gegevens gebruiken voor slim beheer

Bezettingsgraden volgen is essentieel om het aanbod af te stemmen op de werkelijke vraag. Door deze gegevens te verzamelen en te analyseren, kunnen bedrijven:

• Pas het aantal beschikbare bureaus of parkeerplaatsen aan.
• Identificeer piekuren en periodes met weinig vraag.
• Verbeter de planning en ruimteoptimalisatie.

De rol van slimme tools

Een effectieve flexkantoor- en flexparkeerstrategie is afhankelijk van de juiste technologische oplossingen, wat een soepele organisatie en een verbeterde werknemerservaring mogelijk maakt.

Izix: de slimme oplossing voor flexparkeren

Izix helpt bedrijven het parkeerbeheer te optimaliseren terwijl aanpassing aan hybride werkmodellen via:

• Geoptimaliseerd parkeerbeheer afgestemd op nieuw hybride werkbeleid.
• Flexibele allocatieregels om het gebruik van de infrastructuur te maximaliseren.
• Zichtbaarheid in realtime van de beschikbaarheid van parkeerplaatsen, waardoor de stress bij het vinden van een plek wordt verminderd.

Deskare: de geïntegreerde Teams-oplossing voor hybride werken en flexkantoren

Izix is een partnerschap aangegaan met Bureauzorg om bedrijven te voorzien van:

• Een intuïtief platform voor het beheren van werk- en kantoorruimtes op afstand.
• Gebruiksvriendelijke interface voor het naadloos boeken van bureaus, vergaderruimten en meer.
• Gedetailleerde analyses over het gebruik van kantoorruimte om de efficiëntie van de indeling te verbeteren.

Naadloze integratie tussen Izix en Deskare voor gecentraliseerd beheer

De partnerschap tussen Bureauzorg en Izix biedt een gestroomlijnde ervaring voor bedrijven die zowel kantoorruimtes als parkeerplaatsen beheren. Dankzij de integratie van beide oplossingen:

• Medewerkers kunnen hun aanwezigheid op kantoor plannen door via één enkele interface zowel een bureau als een parkeerplaats te boeken.
• Medewerkers krijgen volledige transparantie over de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de ruimte.
• Managers profiteren van gecentraliseerde controle over de toewijzing van parkeerplaatsen en kantoorruimte.

Door te combineren geavanceerde tools met gegevensanalyse in realtime, Desare en Izix stellen bedrijven in staat om succesvol te omarmen flexkantoor en flexparking, wat zorgt voor een betere werknemerservaring en tegelijkertijd het gebruik van middelen optimaliseert.

Bouwen aan een duurzame werkomgeving

Het succes van flexkantoor en flexparking hangt af van een holistische benadering, combineren duidelijke regelgeving, datagestuurde besluitvorming en slimme tools. Door te anticiperen op uitdagingen en zichzelf uit te rusten met de juiste oplossingen, kunnen bedrijven deze transformaties op de werkplek omzetten in drijfveren voor prestaties en welzijn van werknemers.

Wilt u oplossingen op maat voor uw organisatie ontdekken? Neem contact met ons op: Meer informatie.