Die 5 besten Tools für die Verwaltung von Remote Work und Flex Office

Seit der Covid-19-Pandemie haben viele Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell (eine Mischung aus Remote Work und Präsenz im Büro) eingeführt. Als Fortführung dieses Wandels hat sich das Flex Office weit verbreitet, wodurch Arbeitsplätze an diese neue, flexible Organisation angepasst werden können.

Dieses Modell, bei dem kein fester Arbeitsplatz mehr zugewiesen wird (auch bekannt als „Desk Sharing“), bietet zahlreiche Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen: bessere Zusammenarbeit, optimierte Flächennutzung, Kostensenkung und vieles mehr.

Die erfolgreiche Umsetzung von Remote Work und Flex Office erfordert jedoch die richtigen Tools , um sicherzustellen, dass das Mitarbeitererlebnis nicht beeinträchtigt wird (z. B. wenn man nicht weiß, welche Kollegen im Büro sind, oder man im Büro ankommt und kein Schreibtisch frei ist). Für HR-, IT- oder Workplace-Experience-Manager ist die Wahl der richtigen Lösung eine strategische Entscheidung. Sie hat direkte Auswirkungen auf die Teamproduktivität, das Wohlbefinden am Arbeitsplatz und sogar auf die Attraktivität des Unternehmens.

Es gibt viele Lösungen, um diese flexiblen Arbeitsweisen zu erleichtern, doch es ist nicht immer leicht zu erkennen, welche für die eigenen Anforderungen am besten geeignet sind.

Deshalb haben wir die auf dem Markt verfügbare Software analysiert und die 5 effektivsten Tools für die Organisation von hybrider Arbeit und Flex Officeausgewählt. Egal, ob Startup, Großkonzern oder Bildungseinrichtung – hier finden Sie das passende Tool für Ihre Bedürfnisse.

Hier ist unsere Übersicht der 5 besten Tools für Remote Work und Flex Office auf dem Markt!

#1: Deskare – Das beste Tool für die Organisation von Remote Work und Flex Office

Die Deskare Software ist die benutzerfreundlichste Lösung und wird von Mitarbeitern besonders geschätzt (über 95 % Nutzungsrate bei unseren Kunden). Dieses Tool bietet alle Funktionen, die für ein effizientes Management von hybrider Arbeit und Flex-Officeerforderlich sind. Es ermöglicht Mitarbeitern, ihre Anwesenheitspläne einfach zu teilen und Arbeitsplätze mit nur zwei Klicks zu buchen, einschließlich Besprechungsräumen und Parkplätzen.

Deskare liefert zudem detaillierte Analysen zur Mitarbeiterpräsenz und Arbeitsplatzauslastung. Diese Erkenntnisse sind besonders wertvoll für HR- und Workplace-Teams, da sie helfen, Arbeitsgewohnheiten zu verstehen und Büroflächen basierend auf tatsächlichen Nutzungsmustern neu zu gestalten.

Seit der Einführung im Jahr 2021 hat sich diese französische Lösung bei Großunternehmen fest etabliert: Über 500 Büros weltweit nutzen sie bereits (darunter Nexity, Transdev, Christian Dior, Versace, Bayard…). Kunden schätzen besonders den persönlichen Support während des gesamten Einführungsprozesses – ein entscheidender Faktor für eine langfristige Akzeptanz.

Gut zu wissen:

• Deskare bietet zahlreiche Zusatzfunktionen: Besuchermanagement, Schließfach- und Paketverfolgung, dynamische Grundrissanzeige auf Tablets…
• Es lässt sich integrieren mit allen HRIS-Systemen, internen Kommunikationstools (Microsoft Teams, Slack, Outlook, Google Suite…) sowie vielen Smart-Office-Lösungen (Izix, MerciYanis, Roomz…).
• Deskare verfügt über führende Sicherheitszertifizierungen (ISO 27001, SOC 2, Cybervadis Gold…).

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#2: Swizi – Eine modulare, maßgeschneiderte Lösung für die Verwaltung komplexer hybrider Standorte

Swizi bietet eine einzigartige Lösung für die Verwaltung komplexer Umgebungen wie Universitätscampusse, Kommunalverwaltungen, öffentliche Einrichtungen und Großunternehmen. Das Ziel: Die Verwaltung von Räumen, Dienstleistungen und Informationen in einem Umfeld zu vereinfachen, das zunehmend hybrid, mobil und vernetzt ist.

Zu den Hauptfunktionen gehören:

• Vereinfachte Navigation und Orientierung vor Ort durch Indoor-Mapping (interaktive Gebäudepläne, Wegbeschreibungen zu Räumen, Services oder Büros)
• Gezielte Kommunikation für verschiedene Nutzergruppen (Mitarbeiter, Studierende, Besucher…) über ein segmentiertes, profilbasiertes Portal
• Optimierte Flächennutzung (Überwachung der Raumbelegung, Verwaltung gemeinsam genutzter Flächen, bessere Ressourcenallokation)
• Verbessertes Arbeits- und Wohnumfeld durch die Möglichkeit zur Buchung von Dienstleistungen, personalisierte Benachrichtigungen und Störungsmeldungen
• Erhöhte Sicherheit und Reaktionsfähigkeit durch Echtzeit-Flow-Management und Informationstools

Swizi ist bereits bei namhaften Institutionen im Einsatz, wie etwa dem luxemburgischen Ministerium für den öffentlichen Dienst.

Gut zu wissen:

• Swizi lässt sich nahtlos in die Informationssysteme von Unternehmen integrieren.
• Es kann mit verschiedenen spezialisierten Diensten verbunden werden, um eine reibungslose Nutzererfahrung zu bieten: Stundenplanung, Zugriff auf Verwaltungsdokumente, HR-Portale, Nachverfolgung interner Anfragen, gezielte Benachrichtigungen und mehr.

#3: Jooxter – Präsenzsensoren zur Optimierung Ihrer Arbeitsbereiche

Die Jooxter -Lösung zeichnet sich durch ihr Angebot an IoT-Sensorenaus, die die Anwesenheit in Räumen und Arbeitsbereichen erkennen. In einer flexiblen Flex-Office-Umgebung sind diese Sensoren besonders nützlich für:

• Die Optimierung des Energieverbrauchs
• Weniger Zeitaufwand bei der Suche nach freien Plätzen (durch Echtzeit-Visualisierung auf einem Grundriss)
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit durch die Vermeidung von Frustration bei nicht verfügbaren Besprechungsräumen
• Messung der Arbeitsplatzauslastung in Echtzeit

Die Monitoring-Plattform ermöglicht es Immobilien-Teams zudem, ihre Flächen effektiv zu steuern und zu verwalten.

Jooxter wird bereits in fast 200 Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodelleneingesetzt, darunter ArcelorMittal, die Europäische Investitionsbank und Ibdo.

Gut zu wissen:

• Jooxter lässt sich problemlos in Ausweissysteme, Sensoren von Drittanbietern und bestehende IoT-Lösungen integrieren.
• Eine mobile App steht für die schnelle Sensoreinrichtung und die Nutzung von unterwegs zur Verfügung.
• Das Tool erstellt zudem Analyseberichte, die als Grundlage für strategische Immobilienentscheidungen dienen.

#4: Oneflex – Ein Basistool für kleine Unternehmen

Oneflex wurde für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt, die eine unkomplizierte Lösung für die Verwaltung von Remote-Arbeit und Flex-Office-Modellen suchen.

Teams können über eine übersichtliche und einfache Benutzeroberfläche Arbeitsplätze buchen und ihre Anwesenheitstage angeben.

Die Software lässt sich integrieren mit Slack und Outlook und wird bereits von fast 100 Unternehmen genutzt, die Remote-Work- und/oder Flex-Office-Modelle eingeführt haben, darunter Odigo und Hylindai.

Gut zu wissen:

• Oneflex bietet eine kostenlose Testversion.
• Das Tool war früher unter dem Namen Coviflexbekannt und entstand während der Pandemie.

#5: Witco – Ideal für Coworking-Spaces und Multi-Tenant-Büros

Witco ist eine Lösung für das Management hybrider Arbeitsplätze, die sich besonders für Coworking-Spaces und Multi-Tenant-Bürogebäudeeignet. Es bündelt Reservierungen, Kommunikation und Services in einer einzigen Oberfläche.

Es ermöglicht Nutzern:

• Arbeitsplatz buchen
• Lebendige Communities in Gebäuden aufbauen
• Service-, Wartungs- und Störungsanfragen zentralisieren
• Auslastung und Nutzung von Arbeitsplätzen nachverfolgen

Witco wird von bekannten Coworking-Anbietern genutzt wie Covivio sowie Utopicusund kommt zudem in Multi-Tenant-Gebäuden zum Einsatz, um hybrides Arbeiten und Flex-Office-Konzepte zu verwalten.

Gut zu wissen:

• SSO (Single Sign-On) kann für einen sicheren und vereinfachten Zugriff aktiviert werden.
• Das Tool ist ISO 27001 sowie CyberVadis Gold zertifiziert.
• Witco bietet zudem Concierge-Services, Catering, Fitnessstudio-Management und mehr, um das Serviceangebot im Gebäude zu erweitern.

Das richtige Tool für hybrides Arbeiten und Flex-Office-Management wählen

Die Wahl des richtigen Tools für Remote-Work- und Flex-Office-Management ist entscheidend; eine Fehlentscheidung kann Zeit und Geld kosten. Der wichtigste Faktor ist Benutzererfahrung, denn die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist der Schlüssel zum Erfolg.

Wenn Mitarbeiter das Tool nicht als einfach, übersichtlich und angenehm in der Anwendung empfinden, werden sie es nicht nutzen – und Ihre Investition war umsonst.

Es ist zudem entscheidend, eine Lösung zu wählen, die persönlichen Support durch Experten während der Implementierung bietet. Es gibt immer Integrationen zu bewältigen (mit HRIS, Kollaborationstools usw.) sowie Schritte im Change Management, um sicherzustellen, dass die Nutzer den Zweck und die Funktionen des Tools vollständig verstehen.

Denken Sie abschließend daran, dass die meisten Anbieter individuelle Preismodelleanbieten. Seien Sie vorsichtig bei kostenloser Software – sie ist oft sehr eingeschränkt im Funktionsumfang und für einen großflächigen Einsatz ungeeignet.

👉 Weiterführende Lektüre: Vergleich der 7 besten Tools für das Flex-Office-Management 2025