Depuis la pandémie du Covid-19, nombreuses sont les entreprises à avoir adopté un mode d’organisation hybride (un mix entre le télétravail et la présence au bureau). Dans la continuité, le flex office s’est généralisé pour permettre d’adapter les espaces de travail à cette nouvelle organisation flexible.

En effet, ce mode d’organisation, qui consiste à ne plus avoir de poste de travail attitré (également appelé “desk sharing”), offre de nombreux avantages, tant pour les collaborateurs que pour les entreprises : meilleure collaboration, optimisation des espaces, réduction des coûts… Cependant, une mise en place réussie du télétravail et du flex office requiert de s’équiper des bons outils, pour éviter que cela ne se fasse au détriment de l’expérience collaborateur (absence de visibilité sur la présence des collègues, pas de poste de travail disponible en arrivant au bureau…).

Pour les responsables RH, IT ou Environnement de Travail, le choix de la bonne solution est stratégique. Il peut avoir un impact direct sur la productivité des équipes, la qualité de vie au travail, et même sur l’attractivité de l’entreprise.

De nombreuses solutions existent pour faciliter la gestion de ces organisations flexibles, mais il n’est pas toujours évident de savoir lesquelles sont les plus pertinentes selon le cas d’usage. C’est pourquoi nous avons analysé les logiciels disponibles sur le marché et sélectionné les 5 outils les plus efficaces pour vous aider à organiser le travail hybride et le flex office. Que vous soyez une startup, un grand groupe ou une école, vous trouverez ici un outil adapté à vos besoins.

Décryptage des 5 meilleurs logiciels de gestion du télétravail et du flex office du marché !

N°1: Deskare, le meilleur outil pour organiser le télétravail et le flex office

Le logiciel Deskare est le plus simple à utiliser et le plus apprécié des collaborateurs (plus de 95 % de taux d’utilisation chez les clients).

L’outil dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires pour organiser efficacement le travail hybride et le flex office. Il permet aux collaborateurs de partager facilement leur planning de présence et de réserver en deux clics des espaces de travail, y compris des salles de réunion et des places de parking.

Deskare offre également des analyses détaillées sur la présence de vos collaborateurs et l’occupation de vos espaces de travail. Ces données sont très utiles pour les Ressources Humaines et les équipes Environnement de Travail : elles permettent de mieux comprendre les habitudes de travail des équipes et de réaménager les espaces de travail en fonction des usages réels.

Depuis sa création en 2021, la solution française s’est taillée une place de choix chez les grands groupes : plus de 500 bureaux à travers le monde l’utilisent déjà (Nexity, Transdev, Christian Dior, Versace, Bayard…). Ils apprécient particulièrement l’accompagnement humain dédié tout au long du déploiement, un facteur clé pour garantir une adoption durable.

Bon à savoir :

• Deskare comporte de nombreuses fonctionnalités additionnelles : gestion des visiteurs, casiers et colis, affichage dynamique des plans sur tablette…
• L’outil s’intègre à tous les logiciels SIRH, aux outils de communication interne (Microsoft Teams, Slack, Outlook, Google Suite...) et à de nombreuses solutions de smart office (Izix, MerciYanis, Roomz…).
• Deskare a obtenu les certifications de sécurité les plus réputées du marché (ISO 27001, SOC 2, Cybervadis Gold…).

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N°2 : Swizi, la solution modulable et sur mesure pour gérer des sites complexes et hybrides

Swizi propose propose une solution unique pour gérer les environnements complexes comme les campus universitaires, les collectivités, les établissements publics ou privés. Son objectif : simplifier la gestion des espaces, des services et de l'information dans un contexte où les usages deviennent hybrides, mobiles et connectés.

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Swizi permet de :

• Faciliter l’orientation et les déplacements sur site grâce à une cartographie indoor (plans interactifs des bâtiments, guidage vers une salle, un service ou un bureau)
• Communiquer efficacement avec les usagers (agents, étudiants, visiteurs…) via un portail ciblé et segmenté, adapté à chaque profil
• Optimiser l’utilisation des espaces (suivi de l’occupation des salles, pilotage des lieux partagés, meilleure allocation des ressources)
• Améliorer le cadre de vie et de travail en facilitant la réservation de services, la réception de notifications personnalisées ou le signalement d’incidents
• Renforcer la sécurité et la réactivité grâce à des outils de gestion des flux et d’information en temps réel

Swizi est déjà déployé dans des établissements réputés comme le ministère de la fonction publique au Luxembourg.

Bon à savoir :

• Swizi s’intègre parfaitement aux systèmes d’information des établissements.
• La solution peut se connecter à divers services métiers pour offrir une expérience fluide : gestion des emplois du temps, accès aux documents administratifs, portail RH, suivi des demandes internes, notifications ciblées, etc.

N°3 : Jooxter, les capteurs de présence pour optimiser vos espaces

L’outil Jooxter se démarque par son offre de capteurs IoT, qui permettent de détecter la présence dans les salles et les espaces de travail. Dans un environnement flexible intégrant une organisation en flex office, ces capteurs sont particulièrement utiles pour :

• Optimiser la consommation d’énergie
• Réduire le temps de recherche d’espaces disponibles (via une visualisation en temps réel sur plan)
• Améliorer l’expérience collaborateur en limitant les frustrations liées à l’indisponibilité des salles
• Mesurer l’occupation en temps réel de vos espaces

Par ailleurs, leur plateforme de monitoring permet aux équipes immobilières de contrôler et de piloter efficacement le fonctionnement du parc immobilier.

Jooxter est déjà déployé dans près de 200 entreprises adeptes du travail hybride, dont ArcelorMittal, European Investment Bank et Ibdo.

💡 Bon à savoir :

• Jooxter s’intègre facilement avec les systèmes de badge, les capteurs tiers et les solutions IoT existantes.
• Une application mobile est disponible pour mettre en service rapidement les capteurs et faciliter l’usage en mobilité.
• L’outil permet aussi de générer des rapports d’analyse pour orienter les décisions stratégiques en matière d’immobilier.

N°4 : Oneflex, pour les entreprises en recherche d’un outil basique

Oneflex est un outil dédié aux TPE et PME qui souhaitent trouver une solution basique pour gérer le télétravail et le flex office. La solution permet aux équipes de réserver un espace de travail et de déclarer leurs jours de présence via une interface épurée.

Le logiciel s’intègre à Slack et Outlook, et est déjà déployé dans près de 100 entreprises qui pratiquent le télétravail et / ou le flex office, dont Odigo, Hylindai…

Bon à savoir :

• Oneflex propose une version test gratuite
• L’outil s’appelait anciennement Coviflex, né pendant la crise sanitaire

N°5 : Witco, pour les coworkings et les bureaux multi-locataires

Witco est une solution de gestion des espaces hybrides particulièrement adaptée aux coworkings et aux immeubles multi-locataires. L’outil centralise les réservations, les échanges et les services dans une interface unique.

Il permet notamment aux utilisateurs de :

• Réserver un espace de travail
• Créer des communautés dynamiques dans vos immeubles
• Centraliser les demandes de services, de maintenance ou d'incidents
• Suivre les performances et l’occupation des espaces

Witco est utilisé par des opérateurs de coworking reconnus comme Covivio ou Utopicus, mais aussi dans des immeubles pour gérer le travail hybride et le flex office !

💡 Bon à savoir :

• Il est possible d’activer le SSO (Single Sign-On) sur Witco, permettant une connexion sécurisée et simplifiée
• L’outil est certifié ISO 27001 et CyberVadis Gold
• Witco propose aussi des fonctionnalités de conciergerie, restauration, salle de sport, etc. pour enrichir l’offre de services des immeubles

Bien choisir son outil de gestion du travail hybride et du flex office

Il est essentiel de bien choisir son outil de gestion du télétravail et du flex office, au risque de perdre du temps et de l’argent inutilement. Le critère le plus important à avoir en tête est l’expérience utilisateur, car c’est bien elle qui conditionne l’adoption de vos collaborateurs.

Si ces derniers ne trouvent pas l’outil simple, clair et agréable à utiliser, ils ne l’utiliseront pas… et votre investissement sera perdu.

Prenez soin également de sélectionner une solution qui offre un accompagnement humain dédié lors du déploiement. Il y a toujours quelques intégrations à prévoir (avec votre SIRH, vos outils collaboratifs…) et une conduite du changement à mener pour s’assurer que les utilisateurs comprennent bien l’intérêt et le fonctionnement de l’outil.

Enfin, gardez à l’esprit que la majorité des solutions proposent des tarifs sur devis. Soyez vigilants avec les logiciels gratuits, qui se révèlent souvent très limitées en fonctionnalités et ne permettent pas un déploiement à l’échelle.

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