Sinds de Covid-19-pandemie hebben veel bedrijven een hybride werkmodel (een mix van werken op afstand en aanwezigheid op kantoor). Als voortzetting van deze verschuiving flexkantoor is wijdverspreid, waardoor werkplekken zich kunnen aanpassen aan deze nieuwe flexibele organisatie.

Deze opstelling, die bestaat uit geen toegewezen werkstation meer hebben (ook bekend als „desk sharing”) biedt vele voordelen voor zowel werknemers als bedrijven: betere samenwerking, geoptimaliseerd ruimtegebruik, kostenbesparing en meer.

Het succesvol implementeren van werken op afstand en flexkantoor vereist echter het juiste gereedschap om ervoor te zorgen dat de werknemerservaring niet negatief wordt beïnvloed (bijvoorbeeld niet weten welke collega's op kantoor zijn, op kantoor aankomen zonder een bureau beschikbaar, enz.). Voor HR-, IT- of Workplace Experience-managers is het kiezen van de juiste oplossing een strategische beslissing. Het kan een directe invloed hebben op de productiviteit van het team, het welzijn op de werkplek en zelfs de aantrekkelijkheid van het bedrijf.

Er bestaan veel oplossingen om het beheer van deze flexibele opstellingen te vergemakkelijken, maar het is niet altijd eenvoudig om te weten welke het meest relevant zijn voor uw specifieke behoeften.

Daarom hebben we de op de markt beschikbare software geanalyseerd en geselecteerd de 5 meest effectieve tools om hybride werk en flexkantoor te organiseren. Of u nu een startup, een groot bedrijf of een school bent, u zult een tool vinden die aan uw behoeften voldoet.

Hier is ons overzicht van de 5 beste tools voor werken op afstand en flexkantoorbeheer op de markt!

#1: Deskare — De beste tool voor het organiseren van werken op afstand en flexkantoren

De Bureauzorg software is het gemakkelijkst te gebruiken en het meest gewaardeerd door werknemers (meer dan 95% gebruikspercentage onder klanten). Deze tool biedt alle functies die nodig zijn om hybride werk en flexkantoor efficiënt beheren. Het stelt werknemers in staat om deel eenvoudig hun presentieschema's en werkruimten boeken in slechts twee klikken, inclusief vergaderzalen en parkeerplaatsen.

Deskare biedt ook gedetailleerde analyses van de aanwezigheid van werknemers en de bezetting van de werkruimte. Deze inzichten zijn bijzonder waardevol voor HR- en Workplace-teams, omdat ze hen helpen de werkgewoonten van teams te begrijpen en kantoorruimtes opnieuw in te richten op basis van echte gebruikspatronen.

Sinds de lancering in 2021 heeft deze Franse oplossing een sterke aantrekkingskracht gekregen bij grote bedrijven: meer dan 500 kantoren wereldwijd gebruik het al (inclusief Nexity, Transdev, Christian Dior, Versace, Bayard...). Klanten waarderen het in het bijzonder toegewijde menselijke ondersteuning gedurende het hele implementatieproces — een belangrijke factor om de acceptatie op lange termijn te garanderen.

Goed om te weten:

• Deskare biedt veel extra functies: bezoekersbeheer, tracking van kluisjes en pakketten, dynamische weergave van plattegronden op tablets...
• Het integreert met alle HRIS-systemen, interne communicatiemiddelen (Microsoft Teams, Slack, Outlook, Google Suite...) en nog veel meer slimme kantooroplossingen (Izix, MerciYanis, Roomz...).
• Desare heeft de top behaald beveiligingscertificaten (ISO 27001, SOC 2, Cybervadis Gold...).

👉 Boek een demo met Deskare.

#2: Swizi — Een modulaire, op maat gemaakte oplossing voor het beheer van complexe hybride sites

Swizi biedt een unieke oplossing op maat voor het beheer van complexe omgevingen zoals universiteitscampussen, lokale overheden, openbare instellingen en grote organisaties. Het doel: het beheer van ruimten, diensten en informatie vereenvoudigen in een context waarin het gebruik steeds meer hybride, mobieler en verbonden is.

De belangrijkste functies zijn onder meer:

• Vereenvoudigde navigatie en beweging ter plaatse met indoorkaarten (interactieve bouwplannen, begeleide routebeschrijvingen naar kamers, diensten of kantoren)
• Gerichte communicatie met verschillende gebruikersgroepen (personeel, studenten, bezoekers...) via een gesegmenteerd, op profielen gebaseerd portaal
• Geoptimaliseerd ruimtegebruik (monitoring van de kamerbezetting, beheer van gedeelde ruimtes, betere toewijzing van middelen)
• Verbeterde werk- en leefomgeving door serviceboeking, gepersonaliseerde meldingen en incidentrapportage mogelijk te maken
• Verbeterde beveiliging en reactiesnelheid met hulpmiddelen voor realtime stroombeheer en informatie

Swizi wordt al ingezet in bekende instellingen zoals het Luxemburgse ministerie van Openbare Dienst.

Goed om te weten:

• Swizi integreert naadloos met de informatiesystemen van organisaties.
• Het kan verbinding maken met verschillende gespecialiseerde services om een soepele gebruikerservaring te bieden: lesplanning, toegang tot administratieve documenten, HR-portalen, tracking van interne verzoeken, gerichte meldingen en meer.

#3: Jooxter — Aanwezigheidssensoren om uw werkruimten te optimaliseren

De Jooxter oplossing onderscheidt zich door zijn Aanbod van IoT-sensoren, dat de aanwezigheid in kamers en werkruimten detecteert. In een flexibele kantooromgeving zijn deze sensoren bijzonder nuttig voor:

• Energieverbruik optimaliseren
• Het verminderen van de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar beschikbare ruimtes (via realtime visualisatie op een plattegrond)
• De werknemerservaring verbeteren door frustraties als gevolg van onbeschikbare vergaderruimten tot een minimum te beperken
• De bezetting van de werkruimte meten in realtime

Het monitoringplatform stelt vastgoedteams ook in staat om hun eigendommen effectief te controleren en te beheren.

Jooxter is al ingezet in bijna 200 bedrijven die hybride werken, waaronder ArcelorMittal, de Europese Investeringsbank en Ibdo.

Goed om te weten:

• Jooxter kan eenvoudig worden geïntegreerd met badgesystemen, sensoren van derden en bestaande IoT-oplossingen.
• Er is een mobiele app beschikbaar om de sensor snel in te stellen en onderweg te gebruiken.
• De tool genereert ook analytische rapporten als leidraad voor strategische vastgoedbeslissingen.

#4: Oneflex — Een basistool voor kleine bedrijven

Oneflex is ontworpen voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) die op zoek zijn naar een eenvoudige oplossing voor het beheren van werken op afstand en flexkantooropstellingen.

Het stelt teams in staat om een werkruimte te boeken en hun aanwezigheidsdagen aan te geven via een overzichtelijke, eenvoudige interface.

De software integreert met Slappe en Outlook en wordt al gebruikt door bijna 100 bedrijven het toepassen van modellen voor werken op afstand en/of flexkantoren, waaronder Odigo en Hylindai.

Goed om te weten:

• Oneflex biedt een gratis proefversie.
• De tool was voorheen bekend als Coviflex, geboren tijdens de pandemie.

#5: Witco — Ideaal voor coworking-ruimtes en kantoren met meerdere huurders

Witco is een oplossing voor hybride werkruimtebeheer die bijzonder geschikt is voor coworking-ruimtes en kantoorgebouwen met meerdere huurders. Het centraliseert reserveringen, communicatie en diensten in één enkele interface.

Het stelt gebruikers in staat om:

• Boek een werkplek
• Bouw levendige gemeenschappen binnen gebouwen
• Centraliseer service-, onderhouds- en incidentaanvragen
• Houd de prestaties en bezetting van de werkruimte bij

Witco wordt gebruikt door bekende coworking-operators zoals Covivio en Utopicus, maar ook in gebouwen met meerdere huurders om hybride werk en flexkantooropstellingen te beheren.

Goed om te weten:

• SSO (Single Sign-On) kan worden ingeschakeld voor veilige, vereenvoudigde toegang.
• De tool is ISO 27001 en CyberVadis Gold gecertificeerd.
• Witco biedt ook conciërgediensten, catering, sportschoolbeheer en meer om het aanbod aan gebouwdiensten te verbeteren.

De juiste tool voor hybride werk- en flexkantoorbeheer kiezen

Het kiezen van de juiste tool voor werken op afstand en flexkantoorbeheer is cruciaal; slecht kiezen kan tijd en geld verspillen. De belangrijkste factor is gebruikerservaring, omdat adoptie door werknemers de sleutel tot succes is.

Als werknemers de tool niet eenvoudig, duidelijk en prettig vinden om te gebruiken, zullen ze deze niet gebruiken en is uw investering verspild.

Het is ook essentieel om een oplossing te kiezen die toegewijde menselijke ondersteuning tijdens de implementatie. Er moeten altijd integraties worden uitgevoerd (met HRIS, samenwerkingshulpmiddelen...) en stappen voor wijzigingsbeheer om ervoor te zorgen dat gebruikers het doel en de functionaliteit van de tool volledig begrijpen.

Houd er ten slotte rekening mee dat de meeste oplossingen bieden prijzen op maat. Wees voorzichtig met gratis software: deze is vaak zeer beperkt in functies en niet geschikt voor grootschalige implementatie.

👉 Gerelateerde lectuur: Vergelijking van de 7 beste Flex Office-beheertools in 2025